Embaucher un salarié est une étape stratégique pour une entreprise.
Mais comment faire quand on n’a pas de service RH ?
Entre contraintes réglementaires et réalité du terrain, voici une méthode claire, pratique et adaptée aux employeurs affiliés à l’URSSAF comme à la MSA.
✅ 1. Préparer l'embauche en amont
• Définir clairement le besoin
Identifiez les missions du poste, le type de contrat (CDI, CDD, saisonnier...), la durée, la rémunération et le temps de travail. Une fiche de poste simple est un vrai plus.
• Vérifier la convention collective
Chaque secteur a sa propre convention (ex. : Convention Collective Nationale de la Production Agricole, Coopératives, etc.). Elle détermine le salaire minimum, les primes, la durée de la période d’essai, etc.
📝 2. Effectuer la DPAE : une formalité obligatoire
📅 Quand ? Au plus tôt 8 jours avant l’embauche, et au plus tard juste avant la prise de poste.
🌐 Où ?
- Sur le site de l’URSSAF : www.urssaf.fr
- Pour les employeurs MSA : www.msa.fr
❓ Pourquoi ?
Cette déclaration est obligatoire pour tout salarié. Elle couvre plusieurs formalités : inscription à la Sécurité sociale, affiliation à l’assurance chômage et déclaration à la médecine du travail.
📌 Astuce :
Vous pouvez automatiser cette déclaration via certains logiciels de paie ou la confier à un prestataire externe (expert-comptable, gestionnaire de paie...).
📄 3. Rédiger un contrat de travail conforme
Même si le CDI à temps plein peut parfois être verbal, il est fortement recommandé de formaliser par écrit.
Et pour un CDD, le contrat écrit est obligatoire.
Le contrat doit mentionner :
- L’identité des parties
- Le motif du contrat (si CDD)
- La date de début et la durée ou la date de fin
- La rémunération et le temps de travail
- La convention collective applicable
- Les éventuelles clauses spécifiques (période d’essai, renouvellement, logement...)
🔎 Zoom sur les règles à connaître pour les CDD
Le CDD est strictement encadré par la loi et ne peut être utilisé que dans les cas suivants :
- Remplacement temporaire d’un salarié
- Surcroît temporaire d’activité
- Emplois saisonniers ou d’usage (ex : vendanges, tourisme...)
✅ Quelques règles essentielles :
- Le contrat doit être écrit et signé dans les 2 jours ouvrables suivant l’embauche
- Il peut être renouvelé 2 fois maximum, dans la limite de 18 mois au total (sauf exceptions)
- Le salarié perçoit en fin de contrat : 10 % d’indemnité de fin de contrat (sauf CDI proposé) et 10 % d’indemnité compensatrice de congés payés
⚠️ Attention : un CDD mal rédigé peut être requalifié en CDI en cas de litige.
🧾 4. Accueillir le salarié et respecter vos obligations
Documents à remettre :
- Le contrat signé
- La notice d’information mutuelle et son bulletin d’adhésion
- La fiche de poste (conseillée)
- Une information sécurité (obligatoire dès le premier jour)
Pensez également à mettre à jour le registre du personnel — obligatoire, même pour les contrats courts ou saisonniers.
💼 5. Organiser le suivi administratif
- Transmettre les éléments au gestionnaire de paie ou au logiciel DSN
- Créer un dossier salarié (contrat, DPAE, pièces justificatives)
- Anticiper les échéances : période d’essai, renouvellement, fin de contrat, visite médicale, etc.
🎯 En résumé : la check-list employeur URSSAF & MSA
✅ Définir le besoin et consulter la convention collective
✅ Réaliser la DPAE via URSSAF ou MSA
✅ Rédiger un contrat de travail conforme
✅ Fournir les documents légaux au salarié
✅ Organiser l’accueil sécurité
✅ Inscrire au registre du personnel
✅ Gérer la paie et la DSN mensuelle
👉 Besoin d’un coup de pouce pour structurer vos démarches d’embauche ?
Je suis à votre écoute pour en parler simplement, sans engagement.
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